ประชุมถี่ขนาดนี้ จะเอาเวลาที่ไหนไปทำงาน ไหน ไหน ใครมีปัญหานี้กันบ้างครับ
ตอนนี้ถ้าถามอาชีพอะไร พวกเราชาว Robowealth ก็อาจจะตอบกันขำ ๆ ว่า “อาชีพประชุม”
แต่ถ้าตัดความขำออก มันดันเป็นเรื่องจริงซะด้วยซิ
——————————————————————————————————————————–
ติดตาม Robowealth เพจที่นำเสนอคอนเท้นท์ด้าน FinTech เพื่อให้คนไทยได้เข้าใกล้การลงทุนมากขึ้น
——————————————————————————————————————————–
คิดว่า WFH จะสบาย ที่ไหนได้! หนักกว่าเดิม!! ยิ่งไม่เจอหน้ากันตัวเป็นๆ ก็ยิ่งสื่อสารลำบาก แม้จะเห็นหน้ากันผ่าน Zoom แต่ทำยังไงมันก็ไม่ดีเท่าคุยกันต่อหน้า และยิ่งมีอุปสรรคในการทำงานที่มากขึ้น ก็ยิ่งต้องประชุมบ่อยขึ้น ประชุมมันทุกเรื่อง จนเผลอแอบคิดในใจว่า ประชุมทั้งวันแบบนี้ จะเอาเวลาที่ไหนไปทำงานตัวเองล่ะครับ
Robowealth เชื่อเลยว่า…
กว่าครึ่งของคนที่เข้าประชุม มักจะปิดไมค์และมักไม่ค่อยได้มีส่วนร่วม รับบทเป็นผู้ฟังอย่างเดียว แสดงความคิดเห็นเมื่อถูกเรียกชื่อถามเท่านั้น และบางเรื่องก็แทบจะไม่ได้เกี่ยวกับเขาเลยด้วยซ้ำ ส่วนคนพูดก็มักจะเป็นคนเดิมๆ หรือมีอยู่ไม่กี่คนที่ออกความคิดเห็นอย่างจริงจัง ฟังดูเหมือนจะเป็นเรื่องปกติทั่วไปของการประชุมใช่ไหมล่ะครับ?
แต่พอมีประชุมแบบนี้วันละ 5-6 ครั้ง แถมบางประชุมก็ลากยาวเกินความจำเป็น เพื่อได้ข้อสรุปว่า “ยังไม่สรุป” ถ้าเป็นแบบนี้บ่อยเข้า จะส่งผลกระทบต่อการทำงาน ทีมงาน และหัวหน้างาน ทำให้ขาดความกระตือรือร้นในการทำงานหรือการนำเสนอความคิดเห็น และส่งผลต่อตัวงานในที่สุด
แล้วจะทำอย่างไรให้การประชุม ไม่ใช่เรื่อง Toxic อีกต่อไป ?
จริงๆทุกคนก็คงจะรู้อยู่แล้วว่าการประชุมที่ดีต้องเป็นแบบไหน พูดอะง่าย แต่ทำไม่เคยได้กันเลย วันนี้ Robowealth จะลองมาสรุปเป็นข้อ ๆ ให้ลองนำไปปรับใช้กันดูนะครับ
เริ่มจาก
- กำหนดวันที่ ‘ไม่’ ประชุมให้ชัดเจน
โดยใน 1 วีค ควรตกลงกันไปเลยว่า วันนี้จะห้ามประชุมนะ เพื่อให้ทุกคนได้มีเวลาจัดการเคลียร์งานของตัวเอง เช่น ทุกวันศุกร์ คือวันปลอดประชุม
. - ประชุมแบบมีหัวข้อหรือวาระที่ชัดเจนทุกครั้ง
เพราะหลายครั้งเรามักถูกเรียกประชุมแบบที่ไม่ทันตั้งตัว ไม่รู้มาก่อนว่าจะคุยเรื่องอะไร ถามเพื่อนที่เข้าด้วยกัน เพื่อนก็ไม่รู้ ได้รับแค่การบอกปากเปล่ามาเท่านั้น ทำให้ไม่ได้เตรียมข้อมูลอะไรมาเลย การประชุมก็จะไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้น ประชุมที่ดี ควรมีหัวข้อชัดเจนก่อนเลย
. - ประชุมแต่ละครั้ง ไม่ควรให้เกิน 1 ชม.
ในกรณีนี้บางประชุมอาจยืดหยุ่นเรื่องเวลาได้ ถ้าจำเป็นต้องมีการ Brainstorm แต่ให้ปักหมุดไว้ก่อนเสมอว่า ไม่ควรนานเกินไป ทุกคนควรเตรียมสิ่งที่จะพูดมาก่อนให้ครบ และกระชับ ตรงประเด็นที่สุด เพื่อให้ได้ข้อสรุปของการประชุม แบบที่ไม่เสียเวลาทุกฝ่าย
. - ประชุมเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น
บางประชุมลากกันมาทั้งหมู่บ้าน เข้ากันเป็นสิบ แต่เกี่ยวข้องจริง ๆ แค่สี่ แบบนี้ก็ไม่เวิร์ก คนที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวข้องน้อย เราควรปล่อยให้เขาได้ไปทำงานของตัวเองดีกว่า ไม่งั้นกลายเป็นต้องเข้าประชุมทุกคน ก็จะเกิดปัญหาแบบเดิม
. - ควรมีผู้นำการประชุมหรือผู้ตัดสินใจทุกครั้ง
ผู้นำที่ดีจะตัดสินใจได้เด็ดขาด หาข้อสรุปให้ทุกคนได้ ไม่ทำให้เสียเวลาทิ้งทั้งวัน คอยดึงเรื่องที่ออกทะเลให้กลับเข้าสู่ประเด็นได้ และกระตุ้นให้ทุกคนได้แสดงความเห็นอย่างเท่าเทียม
. - ไม่ประชุมเช้าเกินไป หรือเย็นจนเกินไป
ควรจัดสรรเวลาให้เหมาะสม ไม่ควรนัดประชุมเช้าตรู่ เพราะช่วงเช้าเป็นเวลาที่เหมาะแก่การทำงานสร้างสรรค์ และก็ไม่ควรนัดประชุมตอนใกล้จะเลิกงาน อารมณ์แบบเลิกงานหนึ่งทุ่ม เตรียมจะกินข้าวกับครอบครัวกันแล้ว แต่นัดประชุมด่วนตอน 06.45 น. แบบนี้อย่าหาทำนะครับ (ถ้าไม่จำเป็นจริง ๆ ) เพราะไม่งั้นจะกลายเป็นเวลางานทับเวลาส่วนตัวไปซะหมด
อย่าลืมว่า การประชุมคือการเสีย cost ที่แพงมากอย่างหนึ่ง เพราะพนักงานทุกคนมีเงินเดือน (มากน้อยแตกต่างกันตามตำแหน่งงาน) ในแต่ละชั่วโมงคือค่าใช้จ่ายทั้งนั้น ยิ่งประชุมมากคน ก็ยิ่งใช้เงินจำนวนมากตามไปด้วย เพราะฉะนั้นการประชุมควรมีเท่าที่จำเป็นและต้องให้เกิดประโยชน์สูงสุดทุกครั้ง
การประชุมในแต่ละครั้ง เราต้องขอความร่วมมือจากหลายฝ่ายหลายคน ถ้าเราวางแผนมาอย่างดีแล้ว ทำให้มันถูกต้อง รวดเร็ว สุดท้ายแล้วเราก็จะได้ผลลัพธ์ที่ดีจากการประชุมอย่างแน่นอน และทุกคนก็จะไม่ต้องมานั่งบ่นกันอีกต่อไป ว่าจะเอาเวลาที่ไหนไปทำงาน ขอให้ทุกคนโชคดีกับการประชุมนะครับ Robowealth เอาใจช่วยเสมอ ^^
ใครอยากอ่านเรื่องราวเกี่ยวกับการลงทุนแบบนี้อีก ก็กดติดตามได้เลยที่
Facebook : www.facebook.com/Robowealth
Website : bit.ly/RBfb2webblog#Robowealth
Empower Future Financial Ecosystem
